FÖR ATT LYCKAS MED EN KONFERENS KRÄVS EN DEL FÖRBEREDELSER. Det sitter i  detaljerna och det är därför viktigt att finna en bra mix mellan produktiva möten och tid för avslappnande umgänge.

Välj lokal med omsorg

Ni bör fundera över vilken typ av lokal som passar er bäst. Behöver ni en stor aula, tillgång till restaurang eller en utställningsyta? Vill ni befinna er i storstadens puls eller upplever ni hellre det lantliga lugnet? Ni vill kanske ha nära till havet eller en exotisk övernattning på ett slott? Eller vill ni tänka utanför boxen och förlägga delar av konferensen utomhus?

Förbered en aktivitet

Vi människan är ett längtande släkte, vi behöver ha någonting att se fram emot. Genom att planera in en gemensam aktivitet får ni ett naturligt avbrott i de traditionella mötena och ni kan passa på att stärka gruppens sammanhållning. Vilken typ av aktivitet det skulle kunna röra sig om varierar förstås utefter var ni är och hur många som deltar.

Våga vägra mobiler

Det är inte direkt någon hemlighet att vi idag är närmast fastklistrade vid våra telefoner. Visst vore det skönt om fokus faktiskt låg på de goda samtalen och att folk lyssnade helhjärtat på de dyra föreläsare ni hyrt in? Rent praktiskt går detta att genomföra med ett ”mobildagis” v Låt era anställda komma med idéer. id entrén, där alla får lägga ifrån sig sina telefoner i plastfickor eller kuvert som sorteras alfabetiskt. Om du är chef är det extra viktigt att föregå med gott exempel och att inte tillåta några undantag. Med god planering klarar även du av att vara utan mobilen en stund.

Dokumentera det ni gör

Med god dokumentation blir det enklare att följa upp konferensen när ni är tillbaka på kontoret igen. Så se till att allt väsentligt ni kommer fram till noteras. Tänk också på att alla inte behöver anteckna hela tiden. Var tydlig med att tala om när du vill att folk ska föra anteckningar och när det räcker med att lyssna och delta i samtalen.

Få alla att interagera

Det absolut snabbaste sättet att döda all potentiell kreativitet är att tvingas sitta en hel dag och lyssna på monotona föredrag som avlöser varandra. Så se till att aktivera medarbetarna istället genom diskussioner, moment i grupp och stunder av gränslös brainstorming.

Less is more

Till sist, din konferens kommer förmodligen inte att förändra världen så ha rimliga ambitioner. Ofta gör man misstaget att försöka få med alldeles för många olika punkter på agendan. Risken är då överhängande att det späckade schemat skapar en oönskad stress och de de där mest givande samtalen uteblir.

 JONAS BERGSTEDT